AUTORÍZASE EL FORMULARIO AF-2 "COMPROBANTE DE CAJA CHICA PARA UNIDADES ADMINISTRATIVAS"

RESOLUCIÓN NAC-DGERCGC12-00195

EL DIRECTOR GENERAL DEL SERVICIO DE RENTAS INTERNAS

Considerando:

Que conforme al artículo 226 de la Constitución de la República del Ecuador, las instituciones del Estado, sus organismos, dependencias, las servidoras o servidores públicos y las personas que actúen en virtud de una potestad estatal ejercerán solamente las competencias y facultades que les sean atribuidas en la Constitución y la ley;

Que el artículo 300 de la Carta Magna señala que el régimen tributario se regirá por los principios de generalidad, progresividad, eficiencia, simplicidad administrativa, irretroactividad, equidad, transparencia y suficiencia recaudatoria. Se priorizarán los impuestos directos y progresivos. La política tributaria promoverá la redistribución y estimulará el empleo, la producción de bienes y servicios, y conductas ecológicas, sociales y económicas responsables;

Que el artículo 1 de la Ley de Creación del Servicio de Rentas Internas, publicada en el Registro Oficial No. 206 de 2 de diciembre de 1997, establece la creación del Servicio de Rentas Internas (SRI) como una entidad técnica y autónoma, con personería jurídica, de derecho público, patrimonio y fondos propios, jurisdicción nacional y sede principal en la ciudad de Quito. Su gestión estará sujeta a las disposiciones de la citada ley, del Código Tributario, de la Ley de Régimen Tributario Interno y de las demás leyes y reglamentos que fueren aplicables y su autonomía concierne a los órdenes administrativo, financiero y operativo;

Que de conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley de Creación del Servicio de Rentas Internas, el Director General del Servicio de Rentas Internas expedirá resoluciones de carácter general y obligatorio, tendientes a la correcta aplicación de normas legales y reglamentarias;

Que en concordancia, el artículo 7 del Código Tributario establece que el Director General del Servicio de Rentas Internas dictará circulares o disposiciones generales necesarias para la aplicación de las leyes tributarias y para la armonía y eficiencia de su administración;

Que de conformidad con el artículo 5 del Código Tributario, el régimen tributario ecuatoriano se regirá por los principios de legalidad, generalidad, igualdad, proporcionalidad e irretroactividad;

Que el artículo 73 del Código Tributario establece que la actuación de la Administración Tributaria se desarrollará con arreglo a los principios de simplificación, celeridad y eficacia;

Que el artículo 20 de la Ley de Creación del Servicio de Rentas Internas establece que las entidades del sector público, las sociedades, las organizaciones privadas y las personas naturales estarán obligadas a proporcionar al Servicio de Rentas Internas toda la información que requiere para el cumplimento de sus labores de determinación, recaudación y control tributario;

Que la Contraloría General del Estado, a través de la Norma de Control Interno No. 405-08 estableció los lineamientos generales relativos a los anticipos de fondos en instituciones públicas;

Que la mencionada norma establece que los montos de los fondos de caja chica se fijarán de acuerdo a la reglamentación emitida por el Ministerio de Finanzas y por la misma entidad y serán manejados por personas independientes de quienes administran dinero o efectúan labores contables;

Que el 29 de diciembre del 2010, el Ministerio de Finanzas emitió el Acuerdo No. 338, publicado en el Registro Oficial No. 382 del 10 de febrero del 2011, mediante el cual se expiden las normas técnicas para la creación y manejo de fondos de reposición; dentro de los fondos que se pueden crear se encuentra la caja chica institucional;

Que en diversas entidades públicas se han generado dificultades en la implementación y ejecución de los fondos fijos de caja chica, principalmente en aquellas unidades administrativas que no manejan presupuesto y que dependen de una entidad operativa desconcentrada;

Que es necesario el simplificar los procesos en el manejo de las cajas chicas de las instituciones públicas, para una prestación de servicios a la ciudadanía eficiente, oportuna y de calidad;

Que el Ministerio de Finanzas se encuentra trabajando en la reforma al Acuerdo 388 así como en un instructivo para el manejo del fondo fijo de caja chica en unidades administrativas, con el objeto de viabilizar y facilitar la implementación y administración de estos fondos;

Que conforme al artículo 226 de la Constitución de la República del Ecuador, las instituciones del Estado, sus organismos, dependencias, las servidoras o servidores públicos y las personas que actúen en virtud de una potestad estatal tendrán el deber de coordinar acciones para el cumplimiento de sus fines y hacer efectivo el goce y ejercicio de los derechos reconocidos en la Constitución;

Que el artículo 36 del Reglamento para la Aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno, establece que no estarán sujetos a retención en la fuente los reembolsos de gastos, cuando los comprobantes de venta sean emitidos a nombre del intermediario, es decir, de la persona a favor de quien se hacen dichos reembolsos y cumplan los requisitos establecidos en el Reglamento de Comprobantes de Venta y de Retención;

Que el referido artículo señala que los intermediarios efectuarán la respectiva retención en la fuente del impuesto a la renta y del IVA cuando corresponda;

Que el mismo artículo 36 del Reglamento para la Aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno establece que para los intermediarios, los gastos efectuados para reembolso no constituyen gastos propios ni el reembolso constituye ingreso propio; para el reembolsante el gasto es deducible y el IVA pagado constituye crédito tributario. Para obtener el reembolso el intermediario deberá emitir una factura por el reembolso de gastos, en la cual se detallarán los comprobantes de venta motivo del reembolso, con la especificación del RUC del emisor, número de la factura, valor neto e IVA y además se adjuntarán los originales de tales comprobantes. Esta factura por el reembolso no dará lugar a retenciones de renta ni de IVA. En el caso de que el intermediario del reembolso sea un empleado en relación de dependencia del reembolsante, este podrá emitir una liquidación de compra de bienes y prestación de servicios en sustitución de la factura por el reembolso. El pago por reembolso de gastos deberá estar sustentado en comprobantes de venta que cumplan con los requisitos previstos en el Reglamento de Comprobantes de Venta y Retención;

Que el literal f) del artículo 1 del Reglamento de Comprobantes de Venta, Retención y Documentos Complementarios, establece que son comprobantes de venta los siguientes documentos que acreditan la transferencia de bienes o la prestación de servicios o la realización de otras transacciones gravadas con tributos: "f) Otros documentos autorizados en el presente reglamento.";

Que el artículo 4 del Reglamento de Comprobantes de Venta, Retención y Documentos Complementarios, establece que son documentos autorizados, siempre que se identifique, por una parte, al emisor con su razón social o denominación, completa o abreviada, o con sus nombres y apellidos y número de registro único de contribuyentes; por otra, al adquirente o al sujeto al que se le efectúe la retención de impuestos mediante su número de registro único de contribuyentes o cédula de identidad o pasaporte, razón social, denominación; y, además, se haga constar la fecha de emisión y por separado el valor de los tributos que correspondan, los siguientes: "7. Otros que por su contenido y sistema de emisión, permitan un adecuado control por parte del Servicio de Rentas Internas y se encuentren expresamente autorizados por dicha institución.";

Que el referido artículo establece que en todos los casos, los nombres de emisor y adquirente deben coincidir con el registro único de contribuyentes o con su documento de identidad de ser el caso. Si cualquiera de los documentos referidos en el mencionado artículo, no cumplen con los requisitos señalados en el presente reglamento, el emisor está en la obligación de emitir el correspondiente comprobante de venta;

Que es deber de la Administración Tributaria mejorar el control y cumplimiento de las obligaciones tributarias de los sujetos pasivos; y,

En uso de las atribuciones que le otorga la ley,

Resuelve:

Artículo 1.- Autorizar el Formulario AF-2 "Comprobante de Caja Chica para Unidades Administrativas", adjunto a la presente resolución, cuyo uso corresponde únicamente para las unidades administrativas de las instituciones públicas, que no manejan presupuesto y que dependen de una entidad operativa desconcentrada.

Artículo 2.- El Formulario AF-2 "Comprobante de Caja Chica para Unidades Administrativas", será utilizado exclusivamente en el caso de adquisiciones de bienes o servicios con recursos del fondo fijo de caja chica, cuando el respectivo proveedor del bien o servicio no disponga de comprobantes de venta autorizados conforme lo establece el Reglamento de Comprobantes de Venta, Retención y Documentos Complementarios, y en concordancia con lo que establezca el "INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA EN UNIDADES ADMINISTRATIVAS QUE NO MANEJAN PRESUPUESTO" que elabore para el efecto el Ministerio de Finanzas.

DISPOSICIONES GENERALES

Primera.- Sin perjuicio de lo señalado en la presente resolución, el Formulario AF-2 "Comprobante de Caja Chica para Unidades Administrativas", aprobado mediante este acto normativo, deberá cumplir adicionalmente con los requisitos señalados en el artículo 4 del Reglamento de Comprobantes de Venta, Retención y Documentos Complementarios.

Segunda.- Este formulario constituye comprobante de venta de sustento para el caso de reembolso de gastos en el país, de conformidad con la normativa tributaria vigente, siempre y cuando cumpla con las disposiciones del presente acto normativo y con los requisitos señalados en el artículo 4 del Reglamento de Comprobantes de Venta, Retención y Documentos Complementarios. Respecto de la figura del reembolso de gastos en el país, se estará a lo dispuesto en el artículo 36 del Reglamento para la Aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno y demás normativa tributaria aplicable.

DISPOSICIÓN FINAL

La presente resolución entrará en vigencia a partir del día siguiente al de su publicación en el Registro Oficial.